軟件自動化

　　多年來，OA尚無一個確切的定義，人們對OA的看法和理解各有不同。筆者認為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習(xí)慣以及管理思想的變化而變化。在技術(shù)發(fā)展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內(nèi)容和新的想象，技術(shù)與管理的進步給OA打下了每一步發(fā)展的歷史烙印。同時，不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發(fā)展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。

 

　　現(xiàn)在有一種較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術(shù)范疇的膚淺理解，愿與同行商榷。

 

　　功能方面：廣義面言，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)：

 

　　對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部/外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；

 

　　對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率；

 

　　對于普通員工而言：OA是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

 

　　技術(shù)范疇：OA是計算機技術(shù)在辦公業(yè)務(wù)中的合理應(yīng)用。計算機技術(shù)是OA的前提。如果脫離計算機技術(shù)面闊談OA，無異于癡人說夢。沒有計算機技術(shù)，OA便成無源之水、無本之木。計算機對信息的存儲與處理能力極大地改變了人們的辦公方式，提高了工作效率。如：要建立決策支持系統(tǒng)，則需要數(shù)據(jù)倉庫 、OLAP等技術(shù)；要建立信息管理系統(tǒng)，則要有數(shù)據(jù)庫、程序設(shè)計語言等技術(shù)；要建立事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，則離不開數(shù)據(jù)庫、設(shè)計良好的人機界面和工作流控制、OLTP等技術(shù)。

 

　　OA是利用通信技術(shù)來實現(xiàn)人與機器、機器與機器及人與人的交流。通信技術(shù)是OA的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代辦公室不再是孤軍奮戰(zhàn)，而是一個團隊的協(xié)同工作，團隊中成員之間的協(xié)調(diào)、合作離不開通信技術(shù)；現(xiàn)代辦公室也不再是閉門造車，企業(yè)需要與外界廣泛的信息交流，這更離不開通信技術(shù)。沒有通信技術(shù)的支持，OA便成空中樓閣。

 

　　OA是科學(xué)的管理思想在先進的技術(shù)手段下的物化?？茖W(xué)的管理思想是實現(xiàn)OA的核心。計算機技術(shù)和通信技術(shù)僅僅是為實現(xiàn)OA打下了基礎(chǔ)，提供了可能。要真正實現(xiàn)OA，還需物化人類思維中科學(xué)管理的內(nèi)容。正如僅有優(yōu)質(zhì)的畫筆、畫板、顏料而沒有達.芬奇，就不會有蒙娜尼莎的微笑一樣。不體現(xiàn)人類管理智慧，就不會有真正的OA，如果有，也只是技術(shù)的堆砌和擺設(shè)。

 

　　由此而知，OA是計算機技術(shù)、通信技術(shù)與科學(xué)的管理思想完美結(jié)合的一種境界和理想。我們一直在為實現(xiàn)OA而努力，但我們的成果僅僅是在某些環(huán)節(jié)、某些方面、部分地實現(xiàn)了OA的功能，與真正的OA尚有差距，差距的根本在于應(yīng)用系統(tǒng)對管理思想的實現(xiàn)方面。

　　人類文明進步和發(fā)展的原動力無非是人類求得自身解放的需要。OA的出現(xiàn)和發(fā)展也正是來源于這種需要的牽引。

 

　　傳統(tǒng)的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作，手工處理的延時和差錯，正是現(xiàn)代化管理中應(yīng)該去除的弊端。用先進的、現(xiàn)代化的工具代替手工作業(yè)，無疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。OA對傳統(tǒng)辦公方式的變革，正是適應(yīng)了人們的普遍需求，也順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流，自然成為業(yè)界追求的目標(biāo)。

 

　　今天，在中國推行OA尤有其重要性和必要性：

 

　　1、OA對于面向二十一世紀的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達國家企業(yè)，迫切需要通過推行OA來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力。

 

　　2、推行OA，能給中國企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾：企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴謹，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設(shè)置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

 

　　3、企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。OA為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。

 

　　4、很多中國企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)（MIS）。近20年過去了，我們沒有看到中國企業(yè)管理水平質(zhì)的飛躍，其中，除了技術(shù)能力局限的原因外，還有觀念、認識方面的原因。過去做MIS，更多地注重了對規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)的管理，而且走入了用先進的技術(shù)手段模擬手工操作的誤區(qū)。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業(yè)經(jīng)營過程中所有可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)：結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的、多媒體的等等；OA所直指的目標(biāo)是物化科學(xué)的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當(dāng)然，過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎(chǔ)，也就是說OA的確很重要，同時實現(xiàn)OA也并非遙不可及。

 

　　如何實現(xiàn)OA

 

　　正面回答“如何實現(xiàn)OA”，筆者自認力不能及。正如前文所述，OA是一個過程和境界，是一個不斷發(fā)展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標(biāo)。筆者在公司從事了多年OA工作，公司的OA應(yīng)用也初具規(guī)模，實施方式并非標(biāo)準(zhǔn)模式，OA的框架也并非標(biāo)準(zhǔn)樣板，因此，本文無意贅述公司的OA建設(shè)過程和框架，僅談?wù)劰ぷ黧w會和經(jīng)驗。