電子文件的歸檔是指將具有保存價值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。歸檔后的電子文件獲得 “檔案身份”,需要在一個相對獨立的物理或邏輯空間存儲和管理,以免被篡改、丟失或損壞。電子文件歸檔與實體...[繼續(xù)閱讀]

    第一,按照電子文件實際的存儲位置,電子文件歸檔方式包括物理歸檔與邏輯歸檔。物理歸檔是一種類似于傳統(tǒng)實體文件的歸檔方式,業(yè)務(wù)部門把電子文件通過網(wǎng)絡(luò)或者下載到可脫機保存的載體上,保存進電子文件管理系統(tǒng)(ERMS),這個系統(tǒng)...[繼續(xù)閱讀]

    確定電子文件的歸檔范圍,需要綜合考慮電子文件在業(yè)務(wù)活動中所起的作用、電子文件真實性及長期可用性要求、電子文件和紙質(zhì)文件的配套情況等。與紙質(zhì)文件歸檔范圍相比,制定電子文件歸檔范圍時要遵循以下原則。(1) 吻合性原...[繼續(xù)閱讀]

    第一,在行使本機構(gòu)職能活動 (包括專門職能和通用職能)過程中形成的、有紙質(zhì)對應(yīng)物的電子文件?？蓞⒄請?zhí)行傳統(tǒng)實體檔案歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定,如國家檔案局關(guān)于 《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(2006年8號令)、...[繼續(xù)閱讀]

    (1) 真實性要求歸檔電子文件必須是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的,版本準確。在歸檔時需要由電子文件形成部門對歸檔電子文件內(nèi)容的可靠性、稿本的準確性以及雙套文件的一致性加以確認。特別需要注意的是,歸檔時經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換的文件,如...[繼續(xù)閱讀]

    雙套制是針對同樣內(nèi)容的文件,同時存在電子文件和實體文件兩套文件形式。雙套制是信息技術(shù)應(yīng)用過程中出現(xiàn)的一種普遍現(xiàn)象,存在多種可能的情況,比如: 電子文件打印成紙質(zhì)文件,兩者完全一致;紙質(zhì)文件掃描成電子文件,兩者完全一...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件的歸檔時間有兩種: 實時或定期。實時歸檔是指電子文件形成后即刻歸檔,定期歸檔是指按照機構(gòu)有關(guān)規(guī)定,在電子文件形成一段時間后再向檔案部門移交?！峨娮游募芾頃盒修k法》規(guī)定:“電子文件……定期歸檔應(yīng)當(dāng)在第二...[繼續(xù)閱讀]

    在系統(tǒng)環(huán)境中,電子文件的移交是指將電子文件從電子文件管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)移至電子文件長期保存系統(tǒng)或其他系統(tǒng) (包括第三方機構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)) 的過程。其中最典型的移交是由文件形成機構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)向國家檔案館電子...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件的鑒定有狹義和廣義兩種理解。狹義的電子文件鑒定和傳統(tǒng)文件鑒定含義一致,指對文件保存價值的鑒定,即確定文件的保管期限。在電子環(huán)境中,這部分內(nèi)容也稱為內(nèi)容鑒定。廣義的電子文件鑒定包含所有與電子文件保存價...[繼續(xù)閱讀]

    在我國,對于處置有兩種理解: 一種為辦畢公文的處置,也稱歸檔處置,處置被認為是文書工作的最后一個環(huán)節(jié),主要包括清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等行為。另一種為一般的文件處置,是指按照文件保管期限與處置表以及其他規(guī)定...[繼續(xù)閱讀]